Las altas y bajas forman parte del día a día de cualquier academia. Alumnos que empiezan a mitad de mes, otros que hacen una pausa, algunos que se dan de baja sin previo aviso.
El problema no es que esto ocurra. El problema es cómo se gestiona. Cuando no hay un sistema claro, las altas y bajas se convierten en una fuente constante de errores, confusión y tiempo perdido.
Y lo más habitual es que esos errores no se vean de inmediato.
1. No registrar las altas en el momento adecuado
Uno de los errores más comunes es dejar las altas “para luego”. Un alumno empieza, se apunta a una clase, pero el registro formal se retrasa.
Mientras tanto, el alumno ya está asistiendo, pero no figura correctamente en la gestión. Esto suele acabar en cobros mal aplicados o en ajustes improvisados.
Cómo evitarlo:
Registrar cada alta en el momento en que se produce. Cuanto antes esté reflejada, menos problemas aparecerán después.
2. Gestionar las bajas de forma informal
Muchas bajas se comunican de manera verbal o por mensaje rápido. El problema es que, si no se registran correctamente, el alumno puede seguir apareciendo como activo.
Esto genera uno de los conflictos más incómodos: cobrar a alguien que ya no debería estar en la academia.
Cómo evitarlo:
Tener un proceso claro para las bajas y asegurarse de que se reflejan en el sistema sin depender de recordatorios o notas sueltas.
3. No tener en cuenta las pausas temporales
No todas las bajas son definitivas. En academias es muy habitual que los alumnos pausen un mes por vacaciones, exámenes u otros motivos.
Cuando estas pausas no se gestionan bien, se producen cobros indebidos o confusión al retomar las clases.
Cómo evitarlo:
Diferenciar claramente entre baja definitiva y pausa temporal, y reflejarlo correctamente en la gestión de cobros.
4. Aplicar cambios sin revisar su impacto en los cobros
Un alumno cambia de grupo, de frecuencia o de modalidad. El cambio se acepta, pero no siempre se revisa cómo afecta a su cuota.
Este es un error silencioso que suele repetirse. Y casi siempre se detecta cuando el alumno pregunta por un cobro que no entiende.
Cómo evitarlo:
Revisar cada cambio desde el punto de vista de la gestión y los cobros, no solo desde la organización de las clases.
5. Depender de la memoria para controlar altas y bajas
Confiar en recordar quién entra, quién sale y quién pausa es un error muy habitual. Funciona con pocos alumnos, pero se vuelve insostenible a medida que la academia crece.
Cuando todo depende de una persona, la gestión se vuelve frágil.
Cómo evitarlo:
Utilizar un sistema que registre claramente el estado de cada alumno y su situación en cada momento.
Una buena gestión evita conflictos innecesarios
Las altas y bajas mal gestionadas no solo generan errores administrativos. También afectan a la relación con los alumnos y a la percepción de profesionalidad de la academia.
Tener un sistema claro reduce conversaciones incómodas, ajustes de última hora y tiempo perdido en aclaraciones.
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