Generar remesas bancarias es una de las tareas más delicadas en la gestión de una academia. No porque sea especialmente compleja, sino porque cualquier pequeño error puede provocar devoluciones, pérdidas de tiempo y conversaciones incómodas con los alumnos.
Muchas academias trabajan con cuotas mensuales y cobros recurrentes, lo que hace que este proceso se repita una y otra vez. Por eso, tener claro cómo generar una remesa bancaria correctamente no es un detalle técnico, es una parte clave del negocio.
En esta guía te explicamos cómo hacerlo paso a paso y qué tener en cuenta para evitar problemas habituales.
Paso 1: Tener claros los alumnos activos del mes
Antes de generar cualquier remesa bancaria, el primer punto es saber quién debe formar parte del cobro.
En academias es muy habitual que haya:
Altas a mitad de mes
- Bajas recientes
- Pausas temporales
- Cambios de modalidad
- Si esta información no está bien actualizada, la remesa ya nace con errores.
👉 Clave:
Solo deben incluirse en la remesa los alumnos que estén realmente activos y con cuota vigente en ese periodo.
Paso 2: Revisar que las cuotas estén correctamente asignadas
El segundo paso es comprobar que cada alumno tenga asociada la cuota correcta. Esto parece obvio, pero es una de las fuentes más comunes de errores.
Cambios de grupo, ajustes de frecuencia o promociones puntuales pueden no haberse reflejado correctamente.
👉 Clave:
Cada alumno debe tener claramente definido:
Qué servicio tiene contratado
- Qué importe se le debe cobrar
- Con qué periodicidad
- Cuanto más clara esté esta información, menos revisiones serán necesarias después.
Paso 3: Verificar los datos bancarios
Antes de generar la remesa bancaria, es imprescindible comprobar que los datos bancarios estén completos y correctos.
Un IBAN mal introducido o incompleto puede provocar devoluciones y retrasos en el cobro.
👉 Clave:
Asegúrate de que todos los alumnos incluidos en la remesa tienen:
IBAN válido
- Autorización para el cobro domiciliado
- Este paso evita muchos problemas posteriores.
Paso 4: Generar el archivo de remesa bancaria
Una vez revisada la información, llega el momento de generar la remesa bancaria.
Aquí es donde muchas academias se complican la vida:
Exportando datos manualmente
- Usando hojas de cálculo
- Ajustando formatos exigidos por el banco
- Este proceso manual no solo consume tiempo, también aumenta el riesgo de error.
👉 Clave:
Lo ideal es que la remesa se genere automáticamente a partir de los datos ya existentes, sin tener que manipular archivos.
Paso 5: Enviar la remesa al banco
Con el archivo generado, el siguiente paso es enviarlo a la entidad bancaria correspondiente, siguiendo el procedimiento habitual del banco.
En este punto, si los pasos anteriores están bien hechos, no deberían aparecer incidencias.
👉 Clave:
Cuanto menos tengas que revisar en este punto, mejor señal de que el proceso está bien planteado.
Paso 6: Gestionar incidencias sin caos
Aunque todo esté bien preparado, pueden producirse devoluciones puntuales. Lo importante es poder identificarlas rápidamente y saber a qué alumno corresponden.
Si la gestión está desordenada, localizar el origen de una devolución puede convertirse en un problema.
👉 Clave:
Tener trazabilidad clara entre alumno, cuota y cobro facilita muchísimo la gestión de incidencias.
Cómo simplifica Flowstark la generación de remesas bancarias en academias
Flowstark está pensado para academias con alumnos recurrentes que necesitan generar remesas bancarias de forma clara y sin procesos manuales innecesarios.
Al centralizar alumnos, servicios y cobros:
Solo se incluyen en la remesa los alumnos activos
- Las cuotas están siempre actualizadas
- Los datos bancarios se gestionan desde un único lugar
- La remesa se genera a partir de información fiable
- Esto reduce errores, ahorra tiempo y aporta tranquilidad en un proceso que se repite cada mes.
Generar remesas bancarias no debería ser un problema
Cuando el proceso está bien planteado, generar remesas bancarias deja de ser un momento de tensión y pasa a ser una tarea rutinaria y controlada.
Orden, claridad y automatización marcan la diferencia.
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